22 września w Brain Embassy w Warszawie odbyła się druga edycja Śniadania Biznesowego dla HR. Po czerwcowym spotkaniu o microlearningu i zarządzaniu szkoleniami tym razem skupiliśmy się na temacie, który regularnie powraca w rozmowach z działami HR: jak zbudować business case dla technologii HR, który przekona zarząd i dział finansowy?

Formuła oparta na rozmowie

Śniadania Biznesowe to nie klasyczna konferencja, ale spotkanie oparte na rozmowie i wymianie doświadczeń. Uczestnicy współtworzą agendę, głosując już przy rejestracji na zagadnienia, które najbardziej ich interesują. Dzięki temu dyskusja od początku dotyczyła realnych wyzwań osób obecnych na sali.

Do przedstawicieli działów HR i People & Talent dołączyli eksperci Workday, którzy podzielili się metodologią budowania business case’ów oraz przykładami argumentów prezentowanych zarządom i dyrektorom finansowym. Krótkie wystąpienia były punktem wyjścia do dalszej rozmowy, pracy przy stolikach, wspólnego brainstormingu i networkingu.

Zmiana perspektywy: nie „ile zarabia HR”, ale „ile kosztuje HR, który działa jak dziś”

Kluczowym wnioskiem była zmiana sposobu myślenia. HR nie musi udowadniać, że generuje przychód. Musi pokazać, ile firma traci na ręcznych procesach, ryzyku regulacyjnym i niewykorzystanym potencjale ludzi. Taki argument trafia do zarządu i CFO znacznie skuteczniej niż opis funkcji nowego systemu.

Change management: fundament, bez którego reszta się sypie

Najżywsza część dyskusji dotyczyła tego, co dzieje się po wdrożeniu. Uczestnicy zgodnie podkreślali, że nawet najlepszy system nie obroni się bez komunikacji i zarządzania zmianą. Ludzie szybko wracają do starych nawyków i Excela, jeśli nie widzą realnej korzyści dla siebie i swojego zespołu.

W rozmowie pojawił się też ważny wątek odpowiedzialności managerów. To oni chcą śledzić wyniki swoich zespołów, reagować na potrzeby rozwojowe i podejmować decyzje na podstawie danych, ale nie powinno to oznaczać ręcznego raportowania po stronie HR. Jeśli systemy są dobrze przygotowane, managerowie mogą samodzielnie korzystać z aktualnych informacji, a HR nie musi pełnić roli pośrednika przy każdym zapytaniu.

Dlatego poparcie zarządu warto zbudować jeszcze przed startem projektu, a w rozmowach z decydentami pamiętać, że system HR to narzędzie dla całego biznesu, nie tylko dla działu HR.

Self-service: opór, ale bez alternatywy

Samoobsługa pracownicza wciąż budzi mieszane emocje. Uczestnicy zgodzili się jednak, że przy dużej skali organizacji nie ma dla niej realnej alternatywy. Jeśli HR ma przestać odpowiadać na te same pytania, ręcznie aktualizować dane czy obsługiwać powtarzalne zgłoszenia, pracownicy i managerowie muszą zacząć korzystać z systemu jako pierwszego źródła informacji.

W adopcji pomagają proste, ale konsekwentne działania: mówienie o „natychmiastowym dostępie do informacji” zamiast o „samoobsłudze”, jasne ustalenie daty odcięcia starego kanału, np. maila lub Excela, oraz przykład z góry. Jeśli zarząd i managerowie sami korzystają z systemu; akceptują wnioski, sprawdzają dane zespołu i kierują pracowników do jednego źródła prawdy, reszta organizacji szybciej zaczyna traktować zmianę poważnie.

Liczby, które przekonują

Omawiane przykłady z organizacji uczestników pokazały jedno: pomysł bez liczb pozostaje tylko pomysłem. Zarząd przekonują konkretne dane, czyli to, ile firma traci dziś i ile może zyskać po zmianie. 

W przypadku technologii HR mogą to być m.in. godziny poświęcane na ręczną obsługę procesów, koszty błędów i opóźnień, czas managerów tracony na raportowanie czy ryzyka wynikające z braku spójnych danych. Dopiero takie liczby pozwalają pokazać, że inwestycja w HR tech nie jest usprawnieniem dla HR, ale realną decyzją biznesową.

Dziękujemy za wspólną kawę! ☕

Druga edycja potwierdziła to, co zauważyliśmy już w czerwcu: największą wartością tych spotkań jest szczera wymiana doświadczeń między osobami, które mierzą się z podobnymi wyzwaniami. Uczestnicy wychodzą z praktycznymi wskazówkami, nowymi kontaktami i świeżym spojrzeniem na własne projekty. A możliwość współtworzenia agendy sprawiła, że rozmowa była jeszcze bliżej ich codziennych wyzwań.

Dziękujemy wszystkim uczestnikom za otwartość, a Workday za to, że razem możemy tworzyć rozmowy, do których chce się wracać.

Chcesz porozmawiać o business case’ie dla swojej organizacji? Skontaktuj się z nami.

Małgorzata Ujma 

Business Development Manager 

+48 789 722 377 malgorzata.ujma@econsulting.co